Báo cáo công việc
Khi làm việc thì phải thường xuyên báo cáo cho người quản lý của mình. Trong thời gian training thì người quản lý là trainer, còn sau khi assign vào lab thì người quản lý chính là khách hàng của bạn. Ngoài ra, trong thời gian vẫn được tech manager support khi mới vào lab thì cần báo cáo cho cả tech manager nữa.
Báo cáo về dự định làm việc khi nhận task
Báo cáo về lịch trình làm việc của 1 task
Đối với nhân viên đang được training trong 1 tháng đầu tiên: Hãy chia task cần làm thành các task nhỏ hơn, liệt kê chi tiết các công việc sẽ thực hiện và thời gian cho công việc đó. Việc này tập cho các nhân viên mới làm quen với việc tự quản lý thời gian.
Ví dụ:
Dear Khoa-san,
I have checked and Estimated time for Chapter 01 (task 01) as follows:
-Header: 9h
-Body: 55h
+Category (1, 2, 3): 8h
+Model house: 8h
+Recommended point: 8h
+Present: 7h
+Design: 6h
+Plan: 6h
+Finance: 6h
+Web: 6h
-Footer: 6h
-Function handle: 1h
Total: 71h
Estimated time to finish the Chapter 01(task 01) is: 10:00 (VN) on July 28, 2022.
Please check it.
Thank you so much.Đối với nhân viên đã training từ 1 tháng trở lên và nhân viên chính thức: báo cáo thời gian cho từng page hoặc module lớn.
Ví dụ:
Dear Khoa-san,
I have checked and Estimated time for Chapter 01 (task 01) as follows:
- Page top: 10h
- Page about: 10h
- Page contact: 10h
- Page service: 10h
Total: 40h
Estimated time to finish the Chapter 01(task 01) is: 10:00 (VN) on July 28, 2022.
Please check it.
Thank you so much.
Khi đặt câu hỏi
Trường hợp bạn không thể tự giải quyết vấn đề do lỗi hoặc sai sót : hãy thảo luận với manager và khách hàng. Khi đặt câu hỏi thì hãy lưu ý những nội dung bên dưới. Tương tự, trường hợp nếu bạn không chắc chắn về những gì mình hiểu : đừng tự mình đưa ra quyết định mà hãy tham khảo ý kiến của manager.
- Giải thích nội dung bạn muốn thảo luận càng chi tiết càng tốt.
- Chụp màn hình hoặc copy những đoạn nào chưa hiểu để người đọc dễ hiểu vấn đề.
- Báo cáo kèm cả kết quả bạn tự mình tìm hiểu, kết quả bạn đã thử nghiệm để giải quyết vấn đề gặp phải.
- Trình bày hướng giải quyết của bạn đối với vấn đề đó và báo cáo cả thời gian dự kiến.
- Trường hợp không chắc mình hiểu có đúng chưa thì hãy trình bày cách hiểu / cách làm dự định của mình và hỏi khách "Tôi hiểu / tôi làm như vậy có ổn không ?"
- Chú ý, nên đặt câu hỏi dạng Yes/No.
Báo cáo trễ tiến độ
Ngay khi bạn nhận thấy công việc có vẻ sẽ bị trễ so với dự định thì phải báo cáo ngay, trường hợp muộn nhất thì cũng phải báo cáo trước khi quá 80% thời gian ước tính ban đầu. (VD thời gian bạn ước tính để hoàn thành task này là 10h, nếu trong quá trình làm bạn cảm thấy không thể hoàn thành kịp thì phải báo cáo ít nhất trước 2h so với thời hạn dự tính lúc đầu.)
Tuyệt đối không để đến sát giờ phải nộp mới báo cáo trễ.
- Cần báo cáo cụ thể thời gian trễ là khoảng bao lâu.
- Nếu không có hướng giải quyết để bắt kịp lại tiến độ chung thì phải báo cáo sau cùng thì tổng cộng dự kiến trễ bao lâu so với kế hoạch ban đầu.
- Trường hợp task trễ hạn đó có ảnh hưởng đến những task khác thì cần phải giải thích rõ là gây ảnh hưởng như thế nào.
- Khi báo cáo thì hãy thể hiện sự áy náy, xin lỗi đối phương về việc trễ tiến độ.( Cho dù nguyên nhân gây trễ tiến độ đó không phải là do bạn )
- Báo cáo về vấn đề trễ tiến độ thì cố gắng báo càng sớm càng tốt. Tuyệt đối không để xảy ra trường hợp sau khi quá thời gian dự định hoàn thành rồi mới báo cáo.
Ví dụ:
Dear Khoa-san
I'm so sorry.
Chapter 01 (task 01) will be delay
Time: 3h
Reason: I just received additional feedback from the tester.
Solutions: I will be try to speed up the progress.
Estimated time to finish the Chapter 01 (task 01) is 17:00 (VN) on July 25, 2022.
I'm so sorry again.
Thank you so much!
/* Nếu bạn trễ task và ảnh hưởng đến task khác, hãy giải thích cho khách */
So sorry again.
---------------------
Thank you so much.
Báo cáo hoàn thành công việc
- Trường hợp khách yêu cầu nhiều task thì sau khi hoàn thành task nào phải báo cáo cho khách về task đó. Không chờ làm xong hết tất cả các task mới báo luôn một lần.
- Báo cáo luôn phương pháp để kiểm tra sản phẩm hoàn thành. (VD như URL chẳng hạn)
- Nếu như hoàn thành trễ hơn so với dự định thì khi báo cáo nên xin lỗi khách thêm một lần nữa.
- Trường hợp để hoàn thành task này mà công việc của task khác phải dừng lại giữa chừng thì cần phải báo cáo mức độ ảnh hưởng, cụ thể là task bị dừng lại giữa chừng đó bị trễ bao lâu so với dự kiến ban đầu.
- Trường hợp đã hoàn thành hết tất cả các task khách đã giao thì hãy viết như sau:
- Tôi đang chờ task tiếp theo
- Nội dung dự định tự nghiên cứu trong thời gian chờ task
Dear .....,
I have done the task01,
/* gửi url hoặc source code theo yêu cầu của khách */
Please check it, if you need anything please tell me.
/ * Nếu có task tiếp theo */
I will continue with task02
/* Nếu không có task */
Now i don't have task, please give me the next.
While waiting for the task, I will study about Wordpress ACF.
---------------------
Thank you so much.